Military reports – English writing sample

Military reports

Since a military report is the most frequent task during English exams according to STANAG 6001 (from level 2 to level 4) you should be familiar with that form of writing. It is undoubtedly the most popular and the most useful form you will be exposed to in the military service. That is why it is ‘the must’ during all military English exams, at a writing part of the exam.

Military reports – principles and rules

To write any report successfully you should bear in mind that it is extremely formalized type of writing, therefore, there are some basic, core rules to follow. Negligance in complying with those rules may result (and surely it will!) in a lower score at the writing test. For the convenience of the Polish who learn English I provide you my translation into Polish as well. Anything to make sure you understand the principles and the example given.

English polski
There are at least 9 basic principles any reports writer should be aware of: Istnieje co najmniej 9 głównych zasad, o których powinien wiedzieć piszący raporty:
1.Reports are the most impersonal kind of writing and this is also reflected in the language used. It is usually best to avoid expressing personal opinions or feelings except, perhaps, in a conclusion.2.Reports, like other kinds of writing, must be divided into paragraphs/sections.3. Reports should have a clear, factual heading and may also have subheadings which clearly show what each section is about.

4. Letters and numbers may be used to separate sections from each other.

5. Each section deals with a different aspect of the topic.

6. Generally, the text aims to give information, not to entertain.

7. An introduction either may say what purpose of the report is or may give an outline of the content.

8. A final section summarises what has been stated and makes recommendation, if necessary.

9. The style is formal in the whole text.

1.Raporty są najbardziej nieosobistym rodzajem pisma i ma to również odbicie w użytym języku. Zazwyczaj dobrze jest unikać wyrażania swoich osobistych opinii i uczuć, chyba że za wyjątkiem konkluzji.2.Raporty, jak inne rodzaje pism, muszą być podzielone na akapity/rozdziały.3. Raporty powinny mieć jasne, rzeczowe nagłówki i mogą posiadać również podtytuły, które jasno pokazują o czym jest każdy z rozdziałów.

4. Do oddzielenia od siebie rozdziałów mogą być użyte litery i numery.

5. Każda z rozdziałów dotyczy innego aspektu tematu.

6. Generalnie tekst ma informować a nie rozbawiać.

7. Wstęp może zarówno mówić jaki jest cel raportu jak i może dawać zarys całej zawartości.

8. Ostatni rozdział podsumowuje to, co zostało do tej pory stwierdzone i daje zalecenia, jeśli to konieczne.

9. Styl jest formalny w całym teście.

Military reports – example

And now, practical examples of something you may create yourself while preparing to and performing at the exam. Below you have the sample of the report writing.

English polski
FROM:CPT X

TO:MAJ Y

SUBJECT: LEISURE FACILITIES IN ANYTOWN

INTRODUCTION

The aim of this report is to describe and assess the leisure facilities available in Anytown. It is based on information made available by the Anytown Tourist Office, and on views expressed by local people who were interviewed.

SPORT

Anytown has a wide range of sports facilities, both public and private. There is a large modern centre in the High Street and facilities include a swimming pool, a sports hall for judo, fencing and other activities, and tennis courts. The centre runs courses in all these sports and these tend to be very popular. Membership costs ₤100 a year, which was felt rather expensive, but a special temporary membership is available to visitors. The public swimming pool on the outskirts of town at Downmarket is older, less attractive and often overcrowded, but entry is only 50p.

THEATRES

There are two theatres in town, the Kings Theatre in Bee Street which offers mainly serious drama and has a reputation for its productions of Shakespeare plays, and the Little Theatre in Sea Street which specialises in lighter entertainment and the occasional pop concert. In general, it seems that the Kings Theatre is more popular with the older members of the community while the Little appeals more to people in their teens and twenties.

MUSEUMS AND ART GALLERIES

The City Museum has an extensive collection of maps, pottery and other articles connected with Anytown’s history. The attendants are said to be very friendly and helpful and there is also a small café with reasonably-priced snacks. Interestingly, few of the local Anytowners interviewed had ever been to the museum.

CONCLUSION

Anytown is well-provided with leisure facilities for a town of its size and these are well-used by the townspeople, on the whole. Sport seems to be the most popular leisure activity while cultural activities like visiting the museum or art gallery appeared to be the least popular amongst the Anytowners. Perhaps the City Council should consider launching a publicity campaign to show how much these facilities have to offer.

OD:Kpt. X:

DO:Mjr Y

TEMAT: INFRASTRUKTURA ROZRYWKOWA W ANYTOWN

WSTĘP

Celem tego raportu jest opisanie i ocena infrastruktury rozrywkowej w Anytown. Jest on oparty na informacjach udostępnionych przez Biuro Turystyczne w Anytown i opiniach wyrażonych przez miejscowych mieszkańców, którzy byli o to zapytani.

SPORT

Anytown posiada szeroki zakres infrastruktury sportowej, zarówno publicznej jak i prywatnej. Na High Street jest duże, nowoczesne centrum, zawierające basen, salę sportową do judo, szermierki i innych ćwiczeń oraz korty tenisowe. Centrum prowadzi kursy we wszystkich tych sportach is ą one bardzo popularne. Członkostwo kosztuje 100 funtów rocznie, co raczej wydaje się bardzo kosztowne, ale jest możliwe specjalne czasowe członkostwo dla gości. Basen publiczny na przedmieściach miasta w Downmarket jest starszy, mniej atrakcyjny i często przepełniony, ale wejście kosztuje jedynie 50 pensów.

TEATRY

W mieście są dwa teatry, Kings Thetre na Bee Street, który oferuje głównie poważne dramaty, a swoją reputację zawdzięcza inscenizacjom sztuk Szekspira i Little Thetre na Sea Street, który specjalizuje się w lekkiej rozrywce i okazyjnych koncertach muzyki pop. Generalnie wydaje się, że Kings Thetre jest bardziej popularny wśród starszych członków społeczności, podczas gdy Little Theatre podoba się bardziej nastolatkom i dwudziestolatkom.

MUZEA I GALERIE SZTUKI

Muzeum Miejskie ma obszerną kolekcję map, wyrobów garncarskich i innych artykułów związanych z historią Anytown. Ludzie mówią, że obsługa jest bardzo przyjazna i pomocna i jest tam mała kawiarenka z przekąskami w rozsądnej cenie. Co ciekawe, mało który z zapytanych mieszkańców Anytown, był kiedykolwiek wcześniej w tym muzeum.

WNIOSKI

Anytown jest dobrze wyposażone w infrastrukturę rozrywkową jak na miasto o tej wielkości i jest ona ogólnie rzecz biorąc, dobrze używana przez mieszkańców miasta. Sport wydaje się być najbardziej popularną rozrywką, podczas gdy aktywność kulturalna, taka jak odwiedzanie muzeum czy galerii sztuki, wydawała się najmniej popularna wśród Anytownczyków. Prawdopodobnie Rada Miejska powinna rozważyć uruchomienie kampanii informacyjnej, by pokazać jak wiele te obiekty mają do zaoferowania.


Military reports – must-know vocabulary

English polski
The aim of this report is to Celem tego raportu jest
This report is intended to Raport ma na celu
This report looks at/describes Raport ten dokonuje przeglądu/opisuje
It is based on Jest on oparty na
It draws on Sięga on do
It seems/appears that Wydaje się/okazuje się, że
It was found that Zakłada się, że
It was felt that Uważa się, że
According to Stosownie do (zgodnie z)
As X said Jak powiedział X
In the words of Słowami
It may/might/could be that Może być, że
It may/might/could have been that Mogłoby być, że
In general Ogólnie
On the whole Ogólnie rzecz biorąc
It is recommended that Zaleca się, aby
It is/would be advisable (for X) to Byłoby wskazane dla X, aby
X might/should consider +ing X powinien rozważyć
To sum up/To summarise Podsumowując
On balance Po głębszym namyśle
In short Jednym słowem

To get more materials for English learners go to my website and check “MATERIALS” tab.

Więcej materiałów do nauki angielskiego w zakładce na mojej stronie firmowej.